NAMA : INNE HANANDITA SUPRIYANTO
NPM : 23215385
KELAS : 1EB17
FAKULTAS/JURUSAN : EKONOMI / S-1 AKUNTANSI
TUGAS : KE-7 PENGANTAR BISNIS (#Softskill)
MANAJEMEN DAN ORGANISASI
ORGANISASI
1. Pengertian Organisasi
Apakah arti organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
2. Fungsi-Fungsi Organisasi :
· Mengatur tugas dan kegiatan kerjasama sebaik-baiknya ;
· Mencegah kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan yang dihadapi ;
· Mencegah kesimpangan kerja ;
· Menentukan pedoman-pedoman kerja.
3. Keuntungan-keuntungan Organisasi :
Organisasi yang baik memberikan keuntungan sebagai berikut :
· Setiap orang akan mengerti tugasnya masing-masing ;
· Memperjelas hubungan kerja para anggota organisasi ;
· Terdapat koordinasi yang tepat antar unit kerja ;
· Menggunakan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan minat ;
· Agar kegiatan administrasi dan manajemen dapat dilakuakn secara efektif dan efisien.
4.Unsur-unsur Organisasi :
Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerjasama dan tujuan bersama.
· Mengatur tugas dan kegiatan kerjasama sebaik-baiknya ;
· Mencegah kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan yang dihadapi ;
· Mencegah kesimpangan kerja ;
· Menentukan pedoman-pedoman kerja.
3. Keuntungan-keuntungan Organisasi :
Organisasi yang baik memberikan keuntungan sebagai berikut :
· Setiap orang akan mengerti tugasnya masing-masing ;
· Memperjelas hubungan kerja para anggota organisasi ;
· Terdapat koordinasi yang tepat antar unit kerja ;
· Menggunakan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan minat ;
· Agar kegiatan administrasi dan manajemen dapat dilakuakn secara efektif dan efisien.
4.Unsur-unsur Organisasi :
Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerjasama dan tujuan bersama.
MANAJEMEN
1. Pengertian Manajemen
Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
1. Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.
2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.
2.Apakah Manajemen itu ?
Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1. Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).
4. James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang individu saja.
5. Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).
6. Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).
7. Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.
Berdasarkan uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).
3.Apakah Manajer itu ?
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di dalam organisasi. Manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan aktivitas sehari-hari organisasi.
Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :
1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.
3. Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.
4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.
5. Manajer adalah mediator.
6. Manajer adalah politikus.
7. Manajer adalah diplomat.
8. Manajer adalah symbol.
9. Manajer harus mampu mengambil keputusan yang sulit.
“Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu pekerjaan terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang tinggi di tempat kerja.”
Pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan fungsi manajemen.
4. Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer
Jenis manajer dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya. Berdasarkan tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager), manajer bawah (lower manager atau first-line manager), dan pemimpin kelompok (group leader).
Top manager efektif adalah seorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer puncak ( chief executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden direktur, vice-president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil , bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan operasional dan membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan, membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan dan bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.
Middle manager efektif adalah seorang yang mampu mengembangkan dan menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi, berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan oleh manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan).
First-Line Manager efektif adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang sesuai dengan rencana middle dan top manager. Manajer lini pertama (supervisor atau pemimpin kelompok).
Pemimpin Kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer umum.
Manajer fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan keuangan sendiri.
4. Fungsi Manajemen
Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :
-Perencanaan (planning).
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
-Pengorganisasian (organizing).
Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
-Memimpin (leading)
Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
-Pengendalian (controlling).
Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.
Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:
· Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
· Menghadapi persaingan (meeting the competition)
· Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)
· Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.
5. Peranan Manajer Dalam Organisasi
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.
b. Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.
c. Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak luar.
2) Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.
3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.
b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)
Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.
c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.
Strategi
Dalam mempersiapkan pengembangan organisasi dan manajemen, maka perusahaan harus mengambil sikap dan tindakan berupa pengembangan pribadi, pengembangan tim, pengembangan sumber daya manusia, Learning & Development melalui suatu intervensi untuk melakukan perubahan yang melibatkan orang (individu), dan tim, namun kegiatan ini bukan untuk memberikan pelatihan atau pengembangan staf.
Kunci keberhasilan dalam strategi yang diterapkan adalah:
- Melakukan perubahan, atas hal-hal berikut:
- Penetapan sesuatu yang berbeda dari yang pernah ditetapkan sebelumnya
- Gambaran tentang peluang dan tantangan yang dihadapi
- Orientasi kerja yang dilakukan pada Diagnosing, Taking Action, Re-diagnosing dan Taking New Action.
- Melakukan riset (penelitian), yang memfokuskan pada:
- Partisipasi
- Melibatkan konsultan
- Melakukan proses diagnosis yang berulang dan mengambil tindakan
- Menetapkan nilai yang revolusioner dan kepercayaan
Kerangka kerja
Untuk meningkatkan dan mengembangkan organisasi dan manajemen, maka perlu dilakukan penetapan kerangka kerja, yang dibagi menjadi sebagai berikut:
- Organization Transformation
- Organizational Culture
- Learning Organization
- Total Quality Management
- Visioning and Future Search
- Business Process Reengineering
- Quality of Work Life
Tujuan
Di dalam kegiatan pengembangan organisasi dan manajemen, maka tujuannya adalah:
- Membangun struktur Organisasi yang sesuai
- Penyelarasan Strategy Organisasi
- Peningkatan moral dan produktifitas serta kualitas termasuk rancangan tugas
- Menghindari atau menyelesaikan konflik antar group dan individu
- Meningkatkan performance tim dan individu
- Menetapkan gaya organisasi
Program yang harus dilaksanakan
- Membangun urgensi yang harus dilakukan
- Menciptakan koalisi pemandu
- Mengembangkan visi dan strategi
- Melakukan komunikasi visi perubahan
- Memberdayakan individu secara dalam mengambil tindakan
- Menciptakan kemenangan jangka pendek
- Mengkonsolidasikan keuntungan dan menghasilkan perubahan yang lebih banyak
- Pelembagaan sebagai pendekatan dalam budaya
DAFTAR PUSTAKA
